Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: Februar 2026

§ 1 - Betreiber und Nutzerkreis

(1) Die auf der Webseite quotivo.de bereitgestellten Dienste (nachfolgend "Software") werden von IT-Service Matthias Tichý mit Geschäftssitz in Berlin betrieben (nachfolgend "Betreiber").

(2) Die Software richtet sich ausschließlich an gewerbliche Nutzer. Vertragsabschlüsse mit Privatpersonen (Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB) sind ausgeschlossen. Als Verbraucher gilt, wer Geschäfte vorwiegend zu privaten Zwecken tätigt.

(3) Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Betreiber stimmt diesen ausdrücklich und schriftlich zu.

§ 2 - Leistungsumfang und Nutzungsbeschränkungen

(1) Die Software dient der Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Projekten, Kundendaten, Artikeln und Angeboten für geschäftliche Zwecke. Zusätzlich ist eine Anbindung an Lexoffice für die Rechnungserstellung möglich. Der Zugang erfolgt webbasiert über das Internet und setzt ein geeignetes Endgerät sowie eine aktive Internetverbindung voraus. Der Betreiber gewährleistet, dass die Software im Wesentlichen gemäß der Leistungsbeschreibung funktioniert. Aufgrund der Komplexität moderner Software-Anwendungen kann eine vollständige Fehlerfreiheit nicht zugesichert werden.

(2) Die Nutzung ist auf den jeweiligen Vertragspartner beschränkt. Eine Weitergabe an Dritte, auch teilweise oder befristet, bedarf der vorherigen Zustimmung des Betreibers. Beschäftigte des Kunden mit entsprechender Lizenz sowie externe Mitarbeiter wie Freelancer, deren Zeiten erfasst werden, gelten nicht als Dritte.

(3) Bereitgestellte Mustervorlagen wie Zeiterfassungsbögen oder Angebotsformulare dienen nur als Orientierungshilfe. Der Betreiber übernimmt keine Haftung für deren inhaltliche Richtigkeit. Bei rechtlichen Fragen zu Arbeitszeit oder anderen Themen sollte fachkundiger Rat eingeholt werden.

(4) Die Software dient ausschließlich der technischen Unterstützung betrieblicher Abläufe und ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder betriebswirtschaftliche Beratung. Der Kunde ist verpflichtet, alle von der Software generierten Ergebnisse (insbesondere Rechnungen, Angebote, Gewinnberechnungen und Reports) vor der Weiterverwendung eigenverantwortlich zu prüfen.

(5) Der Kunde ist für die von ihm eingegebenen, gespeicherten oder übermittelten Inhalte selbst verantwortlich. Der Betreiber prüft diese Inhalte grundsätzlich nicht auf Richtigkeit oder Rechtmäßigkeit.

§ 3 - Registrierung und Vertragsabschluss

(1) Voraussetzung für die Nutzung ist die Anlage eines Benutzerkontos.

(2) Bei der Kontoerstellung werden Name, E-Mail-Adresse und ein selbst gewähltes Passwort erfasst. Diese Zugangsdaten ermöglichen nach erfolgreicher Anmeldung den Zugriff auf das Benutzerkonto.

(3) Die Kontoerstellung wird sowohl direkt am Bildschirm als auch per E-Mail bestätigt. Mit dieser Bestätigung gilt der Nutzungsvertrag als geschlossen.

(4) Zur Verhinderung von Missbrauch wird ein Bestätigungslink an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Der Kunde muss seine Adresse durch Anklicken dieses Links innerhalb von 5 Tagen verifizieren. Erfolgt keine Bestätigung, werden alle erfassten Daten gelöscht und der Vertrag gilt als beendet.

§ 4 - Kostenlose Testphase und kostenpflichtige Nutzung

(2) In der Testphase stehen sämtliche Funktionen uneingeschränkt und ohne Zahlungsverpflichtung zur Verfügung. Bei Zufriedenheit kann jederzeit auf ein kostenpflichtiges Abonnement gewechselt werden.

(3) Erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Testphase kein Wechsel in ein Bezahlmodell, werden alle Kontodaten vollständig gelöscht.

(4) Der Wechsel zum Bezahlmodell erfolgt über ein Bestellformular im Benutzerkonto. Der Betreiber unterbreitet ein verbindliches Angebot, das der Kunde online annehmen kann.

(5) Nach Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrags erhält der Kunde eine Bestätigung per E-Mail.

§ 5 - Lizenzmodell

(1) Die Software erlaubt die getrennte Zeiterfassung für beliebig viele Mitarbeiter. Für jede Person, deren Zeiten erfasst werden, ist eine eigene Nutzungslizenz erforderlich.

(2) Beim Wechsel zum Bezahlmodell wählt der Kunde die benötigte Anzahl an Lizenzen aus.

(3) Zusätzliche Lizenzen können während der Vertragslaufzeit jederzeit hinzugebucht werden. Nicht mehr benötigte Lizenzen lassen sich zum Ende der aktuellen Laufzeit kündigen.

(4) Jedes Benutzerkonto enthält mindestens eine Lizenz. Wird diese gekündigt, endet damit auch das gesamte Vertragsverhältnis.

§ 6 - Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Die gültigen Preise ergeben sich aus der aktuellen Preisliste auf der Webseite, sofern keine individuellen Vereinbarungen getroffen wurden. Alle Angaben verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

(2) Die Lizenzgebühren sind jeweils zu Beginn der Vertragslaufzeit fällig. Bei Vertragsverlängerung werden die Gebühren für den neuen Zeitraum entsprechend zu dessen Beginn berechnet.

(3) Die Zahlungsabwicklung erfolgt ausschließlich über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V. (Niederlande). Der Kunde wird zur Durchführung der Zahlung auf die sichere Checkout-Seite von Mollie weitergeleitet. Es gelten ergänzend die Nutzungsbedingungen von Mollie. Die im Rahmen der Zahlungsabwicklung an Mollie übermittelten Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse und Zahlungsinformationen) unterliegen den Datenschutzbestimmungen von Mollie.

(4) Als Zahlungsmethoden stehen Kreditkarte und SEPA-Lastschrift zur Verfügung. Mit der ersten Zahlung wird ein Zahlungsmandat für wiederkehrende Abbuchungen erteilt. Folgende Zahlungen werden automatisch zum jeweiligen Fälligkeitszeitpunkt über das erteilte Mandat eingezogen.

(5) Bei Zahlung per SEPA-Lastschrift ist der Kunde für ausreichende Kontodeckung verantwortlich. Kosten aus fehlgeschlagenen Lastschriften, die der Kunde zu vertreten hat, können weiterberechnet werden.

(6) Bei fehlgeschlagenen Zahlungen ist der Betreiber berechtigt, den Zugang zum Benutzerkonto vorübergehend zu sperren. Nach zwei erfolglosen Zahlungsversuchen und einer Nachfrist von sieben Tagen kann das Abonnement durch den Betreiber beendet werden.

(7) Der Vertrag verlängert sich automatisch um die ursprünglich vereinbarte Laufzeit, wenn keine der Parteien kündigt oder die Konditionen einvernehmlich geändert werden.

(8) Der Betreiber ist berechtigt, die Preise maximal einmal jährlich nach billigem Ermessen gemäß § 315 BGB an die Entwicklung der für die Preisbildung maßgeblichen Kosten anzupassen. Maßgebliche Kostenfaktoren sind insbesondere Kosten für Technik (z.B. Serverinfrastruktur, Rechenzentren), Softwarelizenzen, Personal, Energie sowie hoheitlich auferlegte Abgaben und Steuern. Die Preisentwicklung kann sowohl zur Steigerung als auch zur Senkung der Preise führen. Eine Preisanpassung ist auf den Umfang der Änderungen der Kostenfaktoren begrenzt.

(9) Der Betreiber wird dem Kunden eine Preisänderung spätestens vier Wochen vor dem geplanten Wirksamwerden in Textform mitteilen. Im Fall einer Preiserhöhung hat der Kunde das Recht, den Vertrag ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung in Textform zu kündigen. Dies gilt nicht, wenn sich die Änderung ausschließlich zugunsten des Kunden auswirkt oder auf einer Änderung der gesetzlichen Umsatzsteuer beruht. Der Kunde wird in der Änderungsmitteilung auf sein Kündigungsrecht gesondert hingewiesen.

(10) Der Betreiber ist berechtigt, im Falle einer Änderung des gesetzlichen Umsatzsteuersatzes die Entgelte ab dem Zeitpunkt des Wirksamwerdens entsprechend anzupassen.

(11) Gegen Forderungen des Betreibers kann der Kunde nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.

§ 7 - Systemverfügbarkeit und Störungen

(1) Der Betreiber bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit der Software. Wartungsarbeiten, Sicherheitsupdates und technisch notwendige Unterbrechungen können zu vorübergehenden Einschränkungen führen. Eine bestimmte Mindestverfügbarkeit wird nur geschuldet, sofern diese ausdrücklich in einer gesonderten Service-Level-Vereinbarung (SLA) festgelegt wurde.

(2) Wartungsarbeiten finden bevorzugt zwischen 22:00 und 06:00 Uhr statt, an Sonn- und Feiertagen auch bis 12:00 Uhr. Soweit möglich, werden geplante Wartungsarbeiten mindestens 48 Stunden vorher per E-Mail angekündigt.

(3) Die Leistungspflicht des Betreibers erstreckt sich auf die Datenübertragung zwischen seinen Servern und einem geeigneten Internet-Knotenpunkt. Für die Verfügbarkeit externer Netzwerke und die erfolgreiche Übertragung zu Drittservern wird keine Gewähr übernommen.

(4) Soweit die Software Funktionen oder Daten von Drittanbietern einbindet (insbesondere Lexoffice, TeamViewer, PCVisit), hängt deren Verfügbarkeit und Funktionsumfang von diesen Drittanbietern ab. Für Ausfälle, Änderungen oder Einschränkungen solcher Dienste übernimmt der Betreiber keine Haftung. Änderungen der APIs oder Einstellung von Diensten durch Drittanbieter berechtigen den Betreiber, die entsprechenden Funktionen in der Software anzupassen oder zu entfernen, ohne dass dem Kunden hieraus Schadensersatzansprüche entstehen.

(5) Störungen oder technische Probleme sind dem Betreiber unverzüglich zu melden, damit eine schnelle Behebung möglich ist. Hierbei besteht eine Mitwirkungspflicht des Kunden. Informationen zum aktuellen Systemstatus und zum Status der genutzten Drittanbieter-Dienste sind im Kundenbereich unter „Systemstatus" einsehbar.

§ 8 - Haftungsregelung

(1) Der Betreiber haftet unbeschränkt
a) bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
b) bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
c) nach dem Produkthaftungsgesetz,
d) im Rahmen übernommener Garantien oder Beschaffenheitsvereinbarungen,
e) bei arglistigem Verschweigen von Mängeln.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), deren Erfüllung den Vertrag erst ermöglicht und auf die der Kunde vertrauen darf, ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Die Haftung ist der Höhe nach auf die vom Kunden in den letzten zwölf Monaten gezahlten Nutzungsentgelte begrenzt.

(3) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, mittelbare Schäden und Folgeschäden ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

(4) Schadensersatzansprüche verjähren nach einem Jahr, soweit nicht Absatz 1 eingreift.

(5) Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.

§ 9 - Datensicherung

Der Kunde ist für die regelmäßige Sicherung seiner in der Software verarbeiteten Daten eigenverantwortlich. Der Betreiber führt Datensicherungen nach eigenem Ermessen und im Rahmen seiner technischen Möglichkeiten durch. Ein Anspruch auf Wiederherstellung bestimmter Datenbestände besteht nur, soweit diese im Rahmen der jeweils aktuellen Backup-Routinen gesichert wurden.

§ 10 - Höhere Gewalt

(1) Ereignisse höherer Gewalt befreien die betroffene Partei für die Dauer und im Umfang ihrer Auswirkungen von den vertraglichen Leistungspflichten, sofern diese Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs der betroffenen Partei liegen und auch bei Anwendung äußerster, zumutbarer Sorgfalt nicht hätten verhindert werden können.

(2) Als höhere Gewalt gelten insbesondere Naturkatastrophen, Feuer, Überschwemmungen, Krieg, Terrorakte, Streiks oder rechtmäßige Aussperrungen, behördliche Maßnahmen, flächendeckende Energieversorgungsstörungen sowie Ausfälle überregionaler Telekommunikations- oder Internetinfrastrukturen, soweit diese nicht im Verantwortungsbereich des Betreibers liegen.

(3) Nicht als höhere Gewalt gelten Störungen innerhalb der vom Betreiber kontrollierten Server- und Systeminfrastruktur, soweit diese durch zumutbare organisatorische oder technische Maßnahmen hätten vermieden werden können.

(4) Zeiten höherer Gewalt werden bei der Berechnung der in § 7 geregelten Systemverfügbarkeit nicht berücksichtigt.

(5) Die betroffene Partei wird die andere Partei unverzüglich über Eintritt, voraussichtliche Dauer und Beendigung des Ereignisses informieren.

(6) Dauert ein Ereignis höherer Gewalt länger als 30 Tage ununterbrochen an, ist jede Partei berechtigt, den Vertrag außerordentlich mit einer Frist von zwei Wochen zum Monatsende zu kündigen.

§ 11 - Vertragskündigung und Vertragsbeendigung

(1) Der Kunde kann den Vertrag jederzeit zum Ende der laufenden Vertragsperiode kündigen.

(2) Der Betreiber kann mit einer Frist von 4 Wochen zum Laufzeitende kündigen.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt beiden Parteien vorbehalten.

(4) Kündigungen bedürfen der Schriftform (auch E-Mail). Sofern eine Online-Kündigungsfunktion angeboten wird, kann diese alternativ genutzt werden.

(5) Nach Vertragsende ist kein Zugriff auf das Benutzerkonto mehr möglich. Der Kunde ist selbst verantwortlich, benötigte Daten rechtzeitig vor Vertragsende zu sichern.

(6) Vorbehaltlich Absatz 7 werden Kontodaten 30 Tage nach Vertragsende endgültig gelöscht. Diese Frist ermöglicht eine Wiederherstellung bei versehentlicher Kündigung, Widerspruch oder Meinungsänderung. Das Recht auf sofortige Löschung zum Vertragsende bleibt bestehen.

(7) Daten, die aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (steuerrechtlich, handelsrechtlich oder sonstig) archiviert werden müssen, bleiben bis zum Ablauf dieser Fristen gespeichert.

(8) Hält der Kunde eine Kündigung durch den Betreiber für unberechtigt, muss er innerhalb von drei Wochen nach Zugang widersprechen. Ohne Widerspruch gilt die Kündigung als akzeptiert, und es entstehen keine Schadensersatzansprüche wegen der Datenlöschung nach Absatz 6.

§ 12 - Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde sichert zu, dass die dem Betreiber mitgeteilten Daten (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) richtig und vollständig sind. Er verpflichtet sich, den Betreiber unverzüglich über Änderungen dieser Daten zu unterrichten.

(2) Der Kunde verpflichtet sich, seine Zugangsdaten (insbesondere Passwörter) streng geheim zu halten und den Betreiber unverzüglich zu informieren, sobald er Kenntnis davon erlangt, dass unbefugte Dritte Zugang zu seinen Zugangsdaten haben. Für Schäden, die durch unsachgemäßen Umgang mit Zugangsdaten entstehen, haftet der Kunde.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, seine in der Software gespeicherten Daten regelmäßig und eigenverantwortlich zu sichern (z.B. über die Exportfunktionen der Software). Eine vollständige Datensicherung ist insbesondere vor Vertragsende durchzuführen. Der Betreiber übernimmt keine Haftung für Datenverlust, der auf unterlassene Sicherung zurückzuführen ist. Bei einem vom Betreiber nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Datenverlust ist die Haftung auf den Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden angefallen wäre.

(4) Der Kunde darf die Software nicht missbräuchlich nutzen, insbesondere nicht für rechtswidrige Zwecke einsetzen, keine Maßnahmen ergreifen, die die Funktionsfähigkeit der Software beeinträchtigen könnten, und keine automatisierten Zugriffe (z.B. durch Bots oder Scraper) ohne vorherige Zustimmung des Betreibers durchführen.

(5) Sofern der Kunde über die Software Dokumente erstellt, die an Dritte gerichtet sind (z.B. Angebote, Rechnungen), ist der Kunde selbst für die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen verantwortlich, insbesondere hinsichtlich Pflichtangaben, Impressumspflichten und steuerrechtlicher Vorgaben.

§ 13 - Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Kunde kann im Rahmen der Software personenbezogene Daten Dritter verarbeiten, insbesondere Namen und E-Mail-Adressen von Mitarbeitern sowie Kontaktdaten von Geschäftspartnern. Der Kunde sichert zu, nur Daten zu verarbeiten, für die eine entsprechende Berechtigung besteht. Diese Zusicherung gilt auch für alle Personen, denen der Kunde Zugang zur Software gewährt.

(2) Der Kunde stellt den Betreiber von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung durch den Kunden erhoben werden, sofern der Kunde diese zu vertreten hat. Dies schließt angemessene Kosten für Rechtsberatung und Verteidigung ein.

(3) Soweit der Betreiber für den Kunden als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 Abs. 3 DSGVO tätig wird, gelten ergänzend die Regelungen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), abrufbar unter quotivo.de/avv.

(4) Der Betreiber weist darauf hin, dass der Datenschutz für Datenübertragungen in offenen Netzen wie dem Internet nach dem derzeitigen Stand der Technik nicht umfassend gewährleistet werden kann. Für die Sicherheit der vom Kunden in die Software eingegebenen Daten auf dem Übertragungsweg trägt der Kunde Sorge.

§ 14 - Leistungsänderungen

(1) Der Betreiber ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und Funktionen hinzuzufügen, zu ändern oder einzustellen, sofern dies aus triftigem Grund erforderlich ist (insbesondere Anpassung an den Stand der Technik, Sicherheitsanforderungen, rechtliche Vorgaben) und der Leistungsumfang nicht wesentlich eingeschränkt wird. Dem Kunden entstehen durch solche Änderungen keine zusätzlichen Kosten.

(2) Der Betreiber wird den Kunden über wesentliche Änderungen innerhalb einer angemessenen Frist vor dem Zeitpunkt der Änderung in Textform informieren.

(3) Beeinträchtigt eine Änderung die Nutzbarkeit der Software für den Kunden nicht nur unerheblich, kann der Kunde den Vertrag innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Änderungsmitteilung zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung kündigen. Dieses Recht besteht nicht, wenn dem Kunden der Zugang zur unveränderten Software ohne zusätzliche Kosten erhalten bleibt.

§ 15 - Widerrufsbelehrung für Verbraucher

(1) Die Software richtet sich vorrangig an Unternehmer (§ 14 BGB). Soweit im Einzelfall dennoch ein Verbraucher (§ 13 BGB) einen Vertrag abschließt, gelten die nachfolgenden Bestimmungen zum Widerrufsrecht.

(2) Vorzeitiges Erlöschen des Widerrufsrechts: Das Widerrufsrecht erlischt bei einem Vertrag über die Bereitstellung digitaler Inhalte, die nicht auf einem körperlichen Datenträger geliefert werden, wenn der Betreiber mit der Ausführung des Vertrags begonnen hat, nachdem der Verbraucher ausdrücklich zugestimmt hat, dass der Betreiber mit der Ausführung des Vertrags vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnt, und der Verbraucher seine Kenntnis davon bestätigt hat, dass er durch seine Zustimmung mit Beginn der Ausführung des Vertrags sein Widerrufsrecht verliert. Die Zustimmung und Bestätigung werden im Rahmen des Bestellvorgangs eingeholt.

Muster-Widerrufsformular

§ 16 - Referenznennung

Der Betreiber darf den Firmennamen und das Logo des Kunden zu Referenzzwecken in angemessener Weise für Werbemaßnahmen nutzen. Dieser Verwendung kann der Kunde jederzeit schriftlich widersprechen.

§ 17 - Änderung der Geschäftsbedingungen

Der Betreiber kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft anpassen. Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten mitgeteilt. Erfolgt kein schriftlicher Widerspruch innerhalb eines Monats, gelten die Änderungen als genehmigt. Auf das Widerspruchsrecht und die Kündigungsmöglichkeit wird in der Ankündigung ausdrücklich hingewiesen.

§ 18 - Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Für Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen ist Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand Berlin.

(3) Bei Bezugnahme auf Werktage, Feiertage oder Uhrzeiten gelten die gesetzlichen Regelungen für Berlin.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften.