Häufig gestellte Fragen

Quotivo ist eine umfassende Business-Software für Unternehmen und Freelancer. Neben der präzisen Zeiterfassung bietet Quotivo Projektverwaltung, Kundenverwaltung, individuelle Artikel- und Leistungsverwaltung, Rechnungserstellung und Lexware Office-Integration. Die Software setzt Datenschutz nach DSGVO-Standard um und wurde speziell für den deutschen Markt entwickelt.

Die Testversion ist vollständig kostenlos und unverbindlich. Sie erhalten Zugang zu allen Funktionen für 14 Tage. Es ist keine Kreditkarte erforderlich und die Testversion verlängert sich nicht automatisch. Am Ende der Testzeit können Sie entscheiden, ob Sie ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen möchten.

Quotivo wurde mit Fokus auf Datenschutz entwickelt und setzt technische sowie organisatorische Maßnahmen nach DSGVO-Standard um:
• Hosting in Deutschland: Unsere Server stehen bei einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum (IONOS)
• Verschlüsselte Übertragung: SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Verbindungen
• Verschlüsselte Speicherung: Sensible Felder werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert
• Multi-Tenant-Architektur: Strikte Datentrennung zwischen Mandanten
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Optionaler zusätzlicher Schutz für Benutzerkonten
• Backup-Strategie: Tägliche automatisierte Sicherungen
• Export- und Löschfunktionen: Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren und Ihr Konto löschen lassen

Für die Nutzung von Quotivo stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung.

Hinweis: Die Integration mit Lexware Office erfolgt über die offizielle Lexware Office-API. Dabei werden Daten an Lexoffice GmbH & Co. KG übertragen (Server in Deutschland). Die Datenverarbeitung durch Lexware Office unterliegt deren Datenschutzerklärung.

Ja! Quotivo bietet eine nahtlose Integration mit Lexware Office. Sie können Ihre Zeiteinträge automatisch in Rechnungen umwandeln, Kunden und Artikel synchronisieren und Ihre Buchhaltung direkt mit Ihren erfassten Arbeitszeiten verknüpfen. Die Integration ist ab dem Professional-Plan verfügbar.

Quotivo bietet eine umfassende Lexware Office-Integration:

Konzept: Quotivo fokussiert sich auf Zeiterfassung und Projektverwaltung - die Buchhaltung bleibt vollständig in Lexware Office. So nutzen Sie die Stärken beider Systeme optimal.

Es ist normal, dass statistische Werte (Umsatz, Rechnungen, etc.) zwischen Quotivo und Lexware Office abweichen. Die Gründe:

Quotivo erfasst nur Quotivo-Daten:
• Quotivo zeigt nur Leistungen und Rechnungen, die über Quotivo erstellt wurden
• Direkt in Lexware Office erstellte Rechnungen erscheinen nicht in Quotivo
• Quotivo ist spezialisiert auf Zeiterfassung – nicht auf vollständige Buchhaltung

Lexware Office enthält zusätzliche Belege:
• Manuelle Rechnungen: Direkt in Lexware Office erstellte Rechnungen
• Gutschriften & Stornos: Werden in Quotivo nicht abgebildet
• Wiederkehrende Rechnungen: Automatisch von Lexware Office generiert
• Eingangsrechnungen: Lieferantenrechnungen (nur in Lexware Office)
• Bar- und Kassenbelege: Erfasst über Lexware Office-App

Unterschiedliche Berechnungsgrundlagen:
• Umsatz: Quotivo zeigt Netto-Leistungswerte, Lexware Office ggf. Brutto
• Zeiträume: Leistungsdatum (Quotivo) vs. Rechnungsdatum (Lexware Office)
• Teilzahlungen: Werden in Lexware Office detaillierter erfasst
• Fremdwährungen: Umrechnungskurse können abweichen

Empfehlung:

Fazit: Die Abweichungen sind systembedingt und korrekt. Quotivo ist Ihr Werkzeug für präzise Zeiterfassung und Projektanalyse – Lexware Office bleibt die Quelle der Wahrheit für Ihre Buchhaltung.

Quotivo verwendet ein intelligentes Rechnungssystem in Kombination mit Lexware Office:

Rechnungserstellung:
• Rechnungen werden direkt in Lexware Office erstellt und gespeichert
• In Quotivo wird nur die Rechnungsnummer den abgerechneten Leistungen zugeordnet
• Die Rechnungsübersicht zeigt alle Leistungen gruppiert nach Rechnungsnummer

Wichtig zu wissen:
• Keine separate Rechnungstabelle: Rechnungen existieren nur in Lexware Office
• Leistungsbasierte Übersicht: Die Rechnungsübersicht gruppiert abgerechnete Leistungen
• Löschen von Leistungen: Wenn Sie alle Leistungen einer Rechnung löschen, verschwindet diese auch aus der Rechnungsübersicht
• Lexware Office bleibt unberührt: Die Rechnung in Lexware Office bleibt bestehen, auch wenn Leistungen in Quotivo gelöscht werden

Dieses System ermöglicht maximale Flexibilität: Quotivo verwaltet Ihre Arbeitszeit, Lexware Office Ihre Buchhaltung.

Mit Quotivo Professional können Sie unbegrenzt viele Mitarbeiter hinzufügen. Sie zahlen nur für die Anzahl der aktiven Benutzer in Ihrem Account. Die Abrechnung erfolgt automatisch basierend auf der Anzahl der Mitarbeiter, die im jeweiligen Abrechnungszeitraum aktiv waren.

Quotivo bietet umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten:
• Gewinn-Analyse: Umsatz, Gewinn und Gewinnmarge auf einen Blick
• Flexible Filter: Nach Kunde, Projekt, Unterprojekt, Service-Typ und Zeitraum
• Gruppierungen: Nach Service-Typ, Kunde oder Monat
• Export: CSV, Excel, JSON oder XML für Weiterverarbeitung
• Detailtabellen: Alle Einträge mit Beschreibung, Menge, Umsatz und Gewinn
• Schnelle Zeiträume: Letzte 30/90 Tage, aktueller Monat/Jahr, oder individuell

Ja! Quotivo bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer Leistungen:
• Erstellen Sie unbegrenzt viele Artikel und Dienstleistungen
• Individuelle Preise und Stundensätze pro Artikel
• Rabatte und Sonderkonditionen
• Verschiedene Servicetypen (Anfahrt, Service, Beratung, etc.)
• Kosteneingabe für Gewinnkalkulationen
• Direkte Synchronisation mit Lexware Office

Quotivo bietet ein umfassendes System zur Verwaltung von Anfahrtskosten:
• Kundendistanzen speichern: Hinterlegen Sie die Entfernung (km) zu jedem Kunden einmalig
• Automatische Berechnung: Bei neuen Leistungen wird die Hin- und Rückfahrt automatisch berechnet
• Verknüpfte Anfahrten: Anfahrtseinträge werden direkt mit der Hauptleistung verknüpft
• Flexible Abrechnung: Pauschale oder km-basierte Anfahrtsartikel definierbar
• Transparente Dokumentation: Kilometerangaben werden in der Beschreibung protokolliert
• Export-Integration: Anfahrts-km werden in CSV/Excel-Exporten separat ausgewiesen

Ideal für Handwerker, IT-Dienstleister, Berater und alle Unternehmen mit Vor-Ort-Einsätzen.

Quotivo bietet ein leistungsstarkes Multi-Timer-System mit Datenbankpersistenz:

Parallele Timer:
• Mehrere Timer gleichzeitig: Starten Sie beliebig viele Timer parallel
• Unabhängige Steuerung: Jeder Timer kann einzeln pausiert, fortgesetzt oder gestoppt werden
• Kundenvorauswahl: Weisen Sie jedem Timer direkt einen Kunden zu

Gestoppte Timer:
• Gestoppte Timer landen in einer separaten Liste
• Erfassung als Leistung: Mit einem Klick zum Leistungserfassungs-Modal
• Zeitraum wird automatisch übertragen (Start- und Endzeit)
• Timer wird nach erfolgreicher Speicherung automatisch gelöscht

Datenbankpersistenz:
• Timer werden serverseitig gespeichert
• Bei Seitenwechsel oder Browser-Neustart bleiben Timer erhalten
• Funktioniert geräteübergreifend (Timer auf einem Gerät starten, auf anderem fortsetzen)

Tastaturkürzel:
• Drücken Sie T zum schnellen Starten/Stoppen

Wiederkehrende Leistungen ermöglichen die Automatisierung regelmäßiger Buchungen:
• Flexibles Intervall: Täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich
• Individuelle Einstellungen: Bestimmter Tag im Monat, Wochenenden überspringen
• Start-/Enddatum: Zeitlich begrenzte oder unbegrenzte Wiederholung
• Automatische Generierung: Zeiteinträge werden automatisch erstellt
• Bulk-Aktionen: Kopieren, aktivieren/deaktivieren mehrerer Einträge gleichzeitig

Perfekt für Wartungsverträge, regelmäßige Beratungsstunden oder monatliche Pauschalleistungen.

Ja! Quotivo ist als Progressive Web App (PWA) verfügbar und bietet alle Funktionen auch mobil:
• Installation: Öffnen Sie Quotivo im Browser und fügen Sie es zum Homescreen hinzu
• Native Erfahrung: Funktioniert wie eine echte App ohne App Store
• Automatische Updates: Immer die neueste Version ohne manuelles Update
• Responsive Design: Optimiert für alle Bildschirmgrößen

Unterstützt auf Android (Chrome), iOS (Safari) und Desktop-Browsern.

Der Projekt-Explorer ist eine Windows-Explorer-ähnliche Ansicht Ihrer gesamten Projektstruktur:

Funktionen:
• Hierarchische Baumansicht: Kunden → Projekte → Unterprojekte
• Detail-Panel: Statistiken, Umsatz und Leistungseinträge auf einen Blick
• Schnellaktionen: Neue Leistungen, wiederkehrende Einträge oder Unterprojekte direkt anlegen
• Übersichtliche Navigation: Klappen Sie Knoten auf/zu wie im Windows Explorer
• Filter-Toggle: Abgelaufene und abgerechnete Projekte mit einem Klick ausblenden

Intelligenter Abgelaufen-Status:
Ein Projekt/Unterprojekt gilt nur als "abgelaufen", wenn:
• Das Enddatum überschritten ist UND
• Keine offenen (unabgerechneten) Leistungen mehr vorhanden sind
So bleiben Projekte mit noch abzurechnenden Leistungen immer sichtbar.

Status-Persistenz:
• Ausgeklappte Knoten werden im Browser gespeichert
• Bei Neuladen der Seite bleiben alle Einstellungen erhalten

Budget-Warnsystem:
• Projekte und Unterprojekte können Stunden- und Betrag-Budgets haben
• 🟡 Gelber Kreis: 80-100% des Budgets verbraucht
• 🔴 Roter Kreis: Budget überschritten

Perfekt für komplexe Projektstrukturen mit vielen Kunden und Unterprojekten.

Ja! Quotivo bietet umfangreiche Tastaturkürzel für schnelles Arbeiten am Desktop:

Globale Kürzel (überall verfügbar):

Navigation (G + Taste drücken):

Seitenspezifisch (bei Hover über einen Eintrag):

Tipp: Drücken Sie jederzeit ? in der App für eine Übersicht aller verfügbaren Kürzel auf der aktuellen Seite.

Ja! Quotivo bietet eine vollständige Abwesenheitsverwaltung mit Genehmigungsworkflow:

Abwesenheitsarten:
• Urlaub: Mit Urlaubskontingent und Genehmigungspflicht
• Krankheit: Schnellerfassung ohne Genehmigung
• Fortbildung, Sonderurlaub, Homeoffice: Frei konfigurierbar
• Farbcodierung pro Abwesenheitsart

Urlaubsverwaltung:
• Jährliches Urlaubskontingent pro Mitarbeiter
• Automatische Berechnung verbrauchter/verbleibender Tage
• Resturlaubsübertrag ins nächste Jahr (konfigurierbar)
• Halbe Tage möglich (Vormittag/Nachmittag)

Genehmigungsworkflow:
• Anträge werden zur Genehmigung eingereicht
• E-Mail-Benachrichtigungen bei Antrag, Genehmigung, Ablehnung
• Massenverarbeitung: Mehrere Anträge gleichzeitig genehmigen/ablehnen
• Sperrperioden: Zeiträume ohne Urlaubsanträge (z.B. Jahresabschluss)

Team-Kalender:
• Monatsübersicht aller Mitarbeiter-Abwesenheiten
• Farbige Balken pro Abwesenheitsart
• Konfliktwarnung bei überlappenden Anträgen
• Statistiken nach Mitarbeiter und Monat

Ja! In der Leistungserfassung können Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln:

Verfügbare Ansichten:
• Liste: Klassische Tabellenansicht aller Einträge
• Gruppiert: Einträge nach Kunde und Projekt gruppiert
• Woche: 7-Tage Kalenderansicht mit Einträgen als farbige Blöcke
• Monat: Monatsübersicht mit Tages-Zusammenfassungen

Features der Kalenderansicht:
• Farbcodierung nach Projekt für bessere Übersicht
• Klick auf Eintrag zum Bearbeiten
• Klick auf leeren Tag zum Erstellen neuer Einträge
• Tägliche Summen (Stunden und Betrag)
• Navigation zwischen Wochen/Monaten
• Mobile-optimiert mit Touch-Unterstützung

Unser deutschsprachiges Support-Team steht Ihnen zur Verfügung:
• E-Mail: support@quotivo.de (Antwort innerhalb von 24h)
• Kontakt: Direkt eine Nachricht senden
• FAQ: Umfangreiche Antworten auf häufige Fragen

Wir helfen Ihnen gerne bei allen Fragen rund um Quotivo.

Ja, Sie können jederzeit alle Ihre Daten vollständig exportieren. Quotivo unterstützt verschiedene Exportformate:
• CSV: Semikolon-getrennt mit UTF-8 für Excel-Kompatibilität
• Excel: .xlsx mit Formatierungen und farbigen Gewinnwerten
• JSON: Strukturierte Daten für Entwickler und API-Integration
• XML: Standardformat für Systemaustausch
• Detaillierte Berichte nach Projekten und Mitarbeitern

Bitte beachten Sie: Eine Import-Funktion für externe Daten ist derzeit nicht verfügbar. Ihre Daten gehören Ihnen - ohne Vendor Lock-in!

Datensicherheit hat für uns höchste Priorität:
• SSL-Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen sind verschlüsselt
• Server in Deutschland: Ihre Daten verlassen nie die EU
• Tägliche Backups: Automatische Sicherung Ihrer Daten
• ISO 27001: Unser Rechenzentrum ist zertifiziert
• DSGVO: Technische und organisatorische Maßnahmen nach DSGVO-Standard
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Zusätzlicher Schutz für Ihr Konto

Quotivo bietet eine integrierte Zwei-Faktor-Authentifizierung für maximale Kontosicherheit:
• Aktivierung: In Ihrem Profil unter "Sicherheit" mit einem Klick aktivierbar
• Authenticator-App: Kompatibel mit Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy und anderen TOTP-Apps
• QR-Code Setup: Einfaches Scannen des QR-Codes mit Ihrer App
• Backup-Codes: Notfall-Codes für den Fall, dass Sie keinen Zugriff auf Ihr Gerät haben
• Deaktivierung: Jederzeit in den Profileinstellungen möglich

Wir empfehlen allen Nutzern die Aktivierung von 2FA für zusätzlichen Schutz.

Quotivo speichert nur die für den Betrieb notwendigen Daten:

Unternehmensdaten:
• Firmenname, Adresse, Steuernummer
• Lexware Office API-Schlüssel (verschlüsselt)

Benutzerdaten:
• Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt)
• Rolle und Berechtigungen
• Zugehörigkeit zu Mitarbeiter-Profil

Mitarbeiter:
• Name, Position, Abteilung
• Aktiv-Status

Projekte & Unterprojekte:
• Projektname, Beschreibung, Kunde
• Start-/Enddatum, Status
• Hierarchische Struktur

Zeiteinträge:
• Datum, Menge, Beschreibung
• Zuordnung zu Projekt/Mitarbeiter
• Artikel, Preis, Abrechnungsstatus

Wiederkehrende Leistungen:
• Frequenz, Intervall, Start-/Enddatum
• Zuordnung zu Projekt
• Generierungsstatus

Artikel & Einheiten:
• Artikelname, Preis, Servicetyp
• Einheiten mit Rundungsregeln

Kundendaten werden direkt von Lexware Office abgerufen und nicht lokal gespeichert (außer Sichtbarkeitseinstellungen).

Ja, Sie können Ihr Abonnement jederzeit mit einem Klick kündigen. Bei monatlicher Abrechnung endet der Zugang zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums. Bei jährlicher Abrechnung erhalten Sie eine anteilige Rückerstattung. Es gibt keine Kündigungsgebühren oder versteckten Kosten.

Ja! Non-Profit-Organisationen, Schulen und Universitäten erhalten 50% Rabatt auf alle Abonnement-Pläne. Kontaktieren Sie uns einfach mit einem Nachweis Ihres Status an support@quotivo.de und wir richten Ihnen gerne den Bildungsrabatt ein.

Nach Ende der 14-tägigen Testversion haben Sie mehrere Optionen:
• Kostenpflichtiges Abonnement: Nutzen Sie alle Features mit unserem flexiblen Tarif weiter
• Account pausieren: Ihre Daten bleiben 30 Tage lang gespeichert
• Daten exportieren: Laden Sie alle Ihre Daten herunter

Ihr Account wird niemals automatisch kostenpflichtig - Sie entscheiden selbst!