Datenschutzerklärung

Stand: 09.02.2026

1. Verantwortlicher

2. Überblick über die Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung gibt einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten geschieht, wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere Dienste nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber (siehe Impressum).

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen (z.B. bei der Registrierung). Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden oder zur Bereitstellung unserer Zeiterfassungsdienste.

3. Hosting

Externes Hosting

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Hoster). Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Das Hosting erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen sowie dieser Datenschutzerklärung.

5. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Seite erforderlich sind (z. B. Session-Cookies, Dark-Mode-Präferenz). Diese werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gesetzt.

Darüber hinaus verwenden wir Analyse-Cookies (Google Analytics) nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Cookie-Banner widerrufen.

Google Analytics

Diese Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert. Ihre IP-Adresse wird von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union gekürzt. Die Nutzung von Google Analytics erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Banner (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Sie können darüber hinaus die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie Ihre Cookie-Einwilligung über den Cookie-Banner widerrufen.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

6. Registrierung und Nutzung der Quotivo-Software

Registrierungsdaten

Zur Nutzung unserer Software ist eine Registrierung erforderlich. Bei der Registrierung erfassen wir:

• Firmenname
• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Land
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)

Diese Daten werden zur Bereitstellung unserer Dienstleistung und zur Vertragserfüllung benötigt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Nutzungsdaten

Bei der Nutzung unserer Software erfassen wir:

• Zeiteinträge und Projektdaten
• Kundeninformationen
• Berichte und Auswertungen
• Login-Zeiten und Systemnutzung

Diese Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der Software-Funktionalität verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

7. Ihre Rechte

Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO erfüllt sind.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

8. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256-Bit-Verschlüsselung.

Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen:

• Regelmäßige Datensicherungen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Beschränkung der Serverzugriffe
• Überwachung der Systemsicherheit
• Verschlüsselung sensibler Daten in der Datenbank

9. Auftragsverarbeitung

Wir haben mit unserem Hosting-Provider einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Als Quotivo-Nutzer können Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit uns abschließen. Ein Muster-AVV steht Ihnen unter AVV-Mustervertrag zur Verfügung.

10. Drittanbieter-Integrationen

Lexoffice-Buchhaltungssoftware

Wenn Sie die optionale Lexoffice-Integration aktivieren, werden folgende Daten an die Lexoffice GmbH & Co. KG, Waldhofstraße 17, 79312 Emmendingen, Deutschland übertragen:

• Kundenstammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Kundennummer)
• Rechnungsdaten (Leistungsbeschreibungen, Beträge, Steuersätze)
• Angebotsdaten (Artikelpositionen, Preise)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung für Buchhaltungsdienstleistung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten).

Auftragsverarbeitung: Die Datenübertragung erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) zwischen Ihnen und Lexoffice. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Lexoffice.

Speicherdauer: Die Daten werden bei Lexoffice entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO: 10 Jahre) gespeichert.

TeamViewer Fernwartung

Wenn Sie die optionale TeamViewer-Integration zur automatischen Erfassung von Fernwartungssitzungen nutzen, werden Verbindungsdaten (Session-ID, Gerätename, Sitzungsdauer) von den Servern der TeamViewer Germany GmbH, Bahnhofsplatz 2, 73033 Göppingen abgerufen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung IT-Support). Details siehe TeamViewer Datenschutzerklärung.

PCVisit Fernwartung

Bei Nutzung der PCVisit-Integration werden Fernwartungsprotokolle aus Ihrem E-Mail-Postfach abgerufen und zur automatischen Zeiterfassung verarbeitet. Dabei werden folgende Daten erfasst:

• Kunden-/Gerätekennung
• Datum und Dauer der Fernwartungssitzung
• Techniker-Name

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung IT-Support).

11. Datenübermittlung in Drittländer

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur dann in Länder außerhalb der Europäischen Union (Drittländer), wenn:

• Ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt (Art. 45 DSGVO), oder
• Geeignete Garantien bestehen (z.B. EU-Standardvertragsklauseln, Art. 46 DSGVO)

Aktuelle Drittlandübermittlungen: Die Hauptverarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union (Deutschland). Bei Nutzung von Drittanbieter-Integrationen (Lexoffice, TeamViewer) kann es zu Datenübermittlungen gemäß den jeweiligen Datenschutzerklärungen der Anbieter kommen.

12. Automatisierte Verarbeitung

Wir nutzen folgende automatisierte Verarbeitungsprozesse:

• Kundenzuordnung bei Fernwartung: Gerätenamen werden automatisch mit Kundennummern abgeglichen, um Zeiteinträge dem korrekten Kunden zuzuordnen. Sie können dies jederzeit manuell korrigieren.
• Duplikatserkennung: Importierte Zeiteinträge werden automatisch auf Duplikate geprüft anhand von Session-IDs.
• Wiederkehrende Leistungen: Zeiteinträge können automatisch nach definierten Regeln (täglich, wöchentlich, monatlich) erstellt werden.

Periodische Hintergrund-Synchronisierungen

Sofern vom Mandanten-Administrator aktiviert, führt Quotivo die folgenden automatischen Synchronisierungen im Hintergrund durch:

• Lexoffice Rechnungs- und Angebotsstatus (alle 15 Minuten): Belegnummern, Bezahlstatus und Angebotsstatus werden mit dem Lexoffice-Konto des jeweiligen Mandanten abgeglichen. Es werden keine neuen Daten erhoben, sondern ausschließlich bestehende Statuswerte aktualisiert.
• PCVisit E-Mail-Import (alle 15 Minuten): Fernwartungsprotokolle werden aus dem vom Mandanten konfigurierten E-Mail-Postfach abgerufen und als Zeiteinträge verarbeitet.
• TeamViewer Session-Import (alle 30 Minuten): Verbindungsberichte werden über die TeamViewer-API des Mandanten abgerufen und als Zeiteinträge verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der automatischen Aktualisierung von Geschäftsdaten). Jede Synchronisierung verarbeitet ausschließlich Daten innerhalb des jeweiligen Mandanten (Tenant-Isolation). Die Aktivierung jeder Integration erfolgt explizit durch den Mandanten-Administrator und kann jederzeit deaktiviert werden.

Diese Prozesse führen zu keinen automatisierten Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Alle Ergebnisse können manuell überprüft und korrigiert werden.

13. Technische Umsetzung Ihrer Rechte

Als registrierter Nutzer können Sie folgende Rechte direkt in Ihrem Quotivo-Konto ausüben:

• Datenauskunft (Art. 15 DSGVO): Unter "Profil → Meine Daten exportieren" können Sie eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten als JSON-Datei herunterladen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Unter "Profil → Einstellungen" können Sie Ihre Stammdaten jederzeit aktualisieren.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Unter "Profil → Konto löschen" können Sie Ihr Konto und alle zugehörigen Daten löschen. Beachten Sie: Dies betrifft auch Ihre Zeiteinträge und kann steuerrechtliche Folgen haben.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Der Datenexport erfolgt im maschinenlesbaren JSON-Format.

Für Rechte, die Sie nicht selbst ausüben können (z.B. Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch), kontaktieren Sie uns unter datenschutz@quotivo.de.

14. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder zu dieser Datenschutzerklärung kontaktieren Sie uns unter:

15. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.