Lexware Office Integration: Buchhaltung für Dienstleister automatisieren
Die Verbindung von Zeiterfassung und Buchhaltung spart Dienstleistern Stunden pro Woche. Erfahren Sie, wie die Lexware Office-Integration in der Praxis funktioniert.
Warum Zeiterfassung und Buchhaltung zusammengehören
Viele Dienstleister arbeiten mit getrennten Systemen: Zeiten werden in einer Software erfasst, Rechnungen in einer anderen erstellt. Das führt zu doppelter Dateneingabe, Übertragungsfehlern und verlorener Zeit.
Die Lösung: Eine bidirektionale Integration, die Daten automatisch zwischen Zeiterfassung und Buchhaltung synchronisiert. So arbeiten Sie immer mit aktuellen Daten – ohne manuellen Aufwand.
Was wird synchronisiert?
Bei einer vollständigen Integration werden folgende Daten automatisch abgeglichen:
- Kunden: Neue Kunden in Lexware Office erscheinen automatisch in der Zeiterfassung und umgekehrt. Adressänderungen werden bidirektional übernommen.
- Artikel: Dienstleistungen und Stundensätze bleiben in beiden Systemen identisch. Preisänderungen werden synchron gehalten.
- Rechnungen: Aus erfassten Leistungen erstellen Sie mit wenigen Klicks eine Rechnung direkt in Lexware Office – inklusive aller Positionen, Mengen und Preise.
- Zahlungsstatus: Zahlungseingänge werden automatisch zurückgemeldet, sodass Sie den Abrechnungsstatus jedes Projekts kennen.
- Angebote: Angebote mit Status-Workflow (Entwurf → Versendet → Angenommen → Abgelehnt) lassen sich bei Auftragserteilung in Rechnungen umwandeln – mit Dokumentenverkettung.
Schritt für Schritt: Rechnung aus Zeiteinträgen erstellen
Der typische Workflow sieht so aus:
- Leistungen erfassen: Im Tagesgeschäft werden Zeiten per Timer oder Nachbuchung dokumentiert – mit Kunde, Projekt und Beschreibung.
- Filtern und auswählen: Am Monatsende filtern Sie die abrechenbaren Leistungen nach Kunde und Zeitraum. Nicht abrechenbare Einträge werden automatisch ausgeblendet.
- Rechnungs-Wizard starten: Der 4-Schritt-Wizard führt Sie durch den Prozess: Leistungen prüfen, Positionen anpassen, Rechnung erstellen.
- Rechnung in Lexware Office: Die Rechnung wird als Entwurf in Lexware Office angelegt. Von dort aus versenden Sie sie per E-Mail an den Kunden.
Der gesamte Vorgang dauert in der Regel weniger als fünf Minuten – unabhängig davon, wie viele Einzelleistungen abgerechnet werden.
DSGVO und Datensicherheit
Bei der Integration werden personenbezogene Daten zwischen zwei Systemen übertragen. Achten Sie auf folgende Punkte:
- Die Verbindung sollte über die offizielle API mit OAuth2-Authentifizierung laufen – keine CSV-Importe oder manuelle Schnittstellen.
- Daten sollten ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet werden (ISO 27001-zertifiziert).
- Sensible Felder wie Kundennamen und E-Mail-Adressen sollten zusätzlich verschlüsselt in der Datenbank gespeichert werden.
- Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO sollte mit beiden Anbietern vorliegen.
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, steht einer sicheren und effizienten Integration nichts im Wege.