Zeiterfassung und Projektabrechnung mit Lexware Office
Lexware Office macht Ihre Buchhaltung. Quotivo macht das, was davor passiert: Zeiten erfassen, Projekte verwalten, Leistungen sammeln — und daraus die Rechnung direkt in Lexware Office erzeugen. Ohne Excel dazwischen, ohne doppelte Kundenpflege.
Von der erfassten Stunde zur Rechnung
Der übliche Weg in kleinen Dienstleistungsbetrieben führt über Notizzettel, eine Tabelle und am Monatsende über das mühsame Abtippen in die Buchhaltung. Genau diese Strecke übernimmt Quotivo.
Kunde
Kunden aus Lexware Office stehen sofort zur Verfügung. Neu angelegte Kunden gehen auf Wunsch dorthin zurück — gepflegt wird nur an einer Stelle.
Projekt
Projekte und Unterprojekte je Kunde, mit Budget und Stundensatz. So bleibt erkennbar, wofür die Zeit tatsächlich draufgeht.
Zeit erfassen
Per Timer oder nachträglich, mit Einheit, Menge und Rundungsregel. Anfahrten samt Kilometern hängen an der Leistung, zu der sie gehören.
Leistung
Jede Zeit wird zu einer Position mit Artikel, Preis und Steuersatz — abrechenbar oder nicht, das entscheiden Sie beim Erfassen.
Rechnung
Sie wählen aus, was auf die Rechnung soll — nach Zeitraum, Projekt oder Leistungsart. Quotivo erzeugt sie in Lexware Office.
Lexware Office
Versand, Zahlung und Buchhaltung bleiben dort, wo sie hingehören. Der Zahlungsstatus kommt nach Quotivo zurück.
Wer macht was?
Quotivo tritt nicht gegen Ihre Buchhaltung an, sondern setzt davor an. Die Trennung ist bewusst scharf.
Quotivo
- Zeiten und Leistungen erfassen
- Projekte, Unterprojekte, Budgets
- Kundenspezifische Preise und Artikel
- Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine
- Wiederkehrende Leistungen und Serienrechnungen
- Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge je Position
- Auswertungen nach Kunde, Projekt und Zeitraum
- Abwesenheiten und Arbeitszeiten des Teams
Lexware Office
- Rechnungsversand an Ihre Kunden
- Zahlungseingänge und Mahnwesen
- Belege, Buchungssätze, Steuer
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Übergabe an die Steuerkanzlei
Was zwischen beiden Systemen läuft
Kunden in beide Richtungen
- Bestehende Lexware-Kunden stehen in Quotivo zur Auswahl
- In Quotivo angelegte Kunden lassen sich übertragen
- Änderungen werden abgeglichen, bestehende Angaben nicht überschrieben
- Ansprechpartner, Anschrift und Steuerangaben inklusive
Belege aus Quotivo
- Rechnungen mit Positionen, Mengen, Preisen und Steuersätzen
- Angebote und Auftragsbestätigungen
- Serienrechnungen nach festem Rhythmus
- Statusrückmeldung: offen, bezahlt, storniert
Häufige Fragen
Ersetzt Quotivo Lexware Office?
Nein. Lexware Office bleibt Ihre Buchhaltung: Belege, Steuer, Übergabe an die Kanzlei. Quotivo deckt ab, was davor passiert — Zeiten, Projekte, Leistungen, Angebote — und übergibt das Ergebnis als fertige Rechnung.
Müssen Kunden doppelt gepflegt werden?
Nein. Kunden werden zwischen beiden Systemen abgeglichen. Sie können sie in Quotivo oder in Lexware Office anlegen; Änderungen gehen in beide Richtungen.
Wie kommt die Rechnung nach Lexware Office?
Sie wählen die abzurechnenden Leistungen aus — nach Zeitraum, Projekt oder Leistungsart. Quotivo erzeugt daraus die Rechnung direkt in Lexware Office, mit Positionen, Mengen, Preisen und Steuersätzen. Versand und Buchung bleiben dort.
Sehe ich in Quotivo, ob eine Rechnung bezahlt wurde?
Ja. Lexware Office meldet Statusänderungen zurück, sodass offene und bezahlte Rechnungen in der Übersicht erkennbar sind.
Einmal erfassen, einmal abrechnen
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