Zeiterfassung für IT-Dienstleister
Fernwartung, Vor-Ort-Einsätze, Wartungsverträge und Lizenzen — in einem System erfasst und abgerechnet. Quotivo kennt die Abläufe eines IT-Servicebetriebs und übergibt die fertige Rechnung an Lexware Office.
Das Problem ist selten die Arbeit — es ist das Erfassen
Eine Fernwartung dauert zwölf Minuten. Bis sie erfasst, dem richtigen Kunden zugeordnet, mit einem Stundensatz versehen und am Monatsende abgerechnet ist, vergeht ein Vielfaches davon. Und was niemand notiert hat, wird auch nicht bezahlt.
Fernwartung ohne Nacherfassung
Sitzungen aus PCVisit und TeamViewer werden automatisch übernommen und dem passenden Kunden zugeordnet. Aus jeder Sitzung entsteht eine Leistung mit Dauer, Datum und Gerät.
Wartungsverträge laufen von allein
Wiederkehrende Leistungen einmal anlegen — gebucht wird automatisch, von täglich bis jährlich. Für feste Pauschalen gibt es Serienrechnungen im gewählten Rhythmus.
Anfahrten gehören dazu
Je Kunde eine Entfernung hinterlegen, und die Anfahrt hängt an der Leistung, zu der sie gehört. Die Auswertung zeigt gefahrene Kilometer je Monat — passend für die Fahrtkostenabrechnung.
Preise je Kunde
Eigene Stundensätze und Artikelpreise je Kunde, dazu Einheiten mit eigener Rundungsregel — angefangene Viertelstunde, halbe Stunde oder minutengenau.
Was bleibt hängen?
Zu jeder Position lassen sich Einkaufs- und Verkaufspreis hinterlegen. Auswertungen zeigen Umsatz, Einkauf, Gewinn und Marge je Kunde und Projekt — nicht erst nach dem Jahresabschluss.
Projekte statt Sammelposten
Projekte und Unterprojekte je Kunde, mit Budget und Stundensatz. So ist erkennbar, welcher Auftrag sich trägt und welcher stillschweigend mitläuft.
Ein typischer Monat
- Fernwartungen laufen den Monat über ein und liegen als Leistungen beim Kunden.
- Vor-Ort-Einsätze werden per Timer oder nachträglich erfasst, die Anfahrt hängt automatisch daran.
- Wartungspauschalen buchen sich selbst, ohne dass jemand daran denken muss.
- Verkaufte Hardware und Lizenzen kommen als Artikel dazu — mit Einkaufspreis, damit die Marge stimmt.
- Am Monatsende wählen Sie aus, was abgerechnet wird: nach Zeitraum, Projekt oder Leistungsart.
- Die Rechnung entsteht in Lexware Office; Versand und Buchhaltung bleiben dort.
Häufige Fragen
Wie kommen Fernwartungssitzungen in die Zeiterfassung?
Quotivo liest die Sitzungsprotokolle von PCVisit per E-Mail und die Sitzungsberichte von TeamViewer über deren Schnittstelle. Aus jeder Sitzung entsteht eine Leistung beim passenden Kunden — Dauer, Datum und Gerät inklusive. Sitzungen, die sich nicht zuordnen lassen, landen bei einem Sammelkunden und können dort nachgetragen werden.
Lassen sich Wartungsverträge abrechnen?
Ja. Wiederkehrende Leistungen werden einmal angelegt und danach automatisch gebucht — täglich bis jährlich. Für feste Pauschalen gibt es zusätzlich Serienrechnungen im gewählten Rhythmus.
Werden Anfahrten mitgerechnet?
Ja. Je Kunde lässt sich eine Entfernung hinterlegen; die Anfahrt hängt an der Leistung, zu der sie gehört, und erscheint mit Kilometern in der Auswertung. Ändert sich eine Entfernung, lassen sich bereits erfasste Fahrten auf Nachfrage angleichen.
Sehe ich, was an einem Auftrag verdient wurde?
Ja. Zu jeder Position lassen sich Einkaufs- und Verkaufspreis hinterlegen; die Auswertungen zeigen Umsatz, Einkauf, Gewinn und Marge je Kunde und Projekt.
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