Vom Angebot zur Rechnung: Auftragsbestätigung, Lieferschein, Teil- und Abschlagsrechnung

Ein Auftrag erzeugt selten nur einen Beleg. Erst das Angebot, dann die Auftragsbestätigung, ein Lieferschein und am Ende die Rechnung, bei größeren Aufträgen auch Teil- oder Abschlagsrechnungen. Welche dieser Belege sind Pflicht, welche nur sinnvoll? Und wo liegt eigentlich der Unterschied zwischen Teil- und Abschlagsrechnung? Dieser Ratgeber erklärt die Belegkette Schritt für Schritt.

Das Angebot: verbindlich, wenn Sie nichts anderes sagen

Ein Angebot ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber die Grundlage fast jedes Auftrags. Wichtig zu wissen: Ein Angebot ist rechtlich bindend. Nimmt der Kunde es an, ist der Vertrag geschlossen. Legen Sie deshalb fest, wie lange es gilt, etwa „gültig bis 30. November“. Soll es unverbindlich sein, kennzeichnen Sie es als „freibleibend“.

Ein Kostenvoranschlag ist dagegen eine Schätzung. Zeigt sich, dass er wesentlich überschritten wird, müssen Sie den Kunden unverzüglich informieren.

Ein gutes Angebot enthält:

• eine klare Beschreibung der Leistung, damit später kein Streit über den Umfang entsteht
• Menge, Einheit und Preis je Position, netto und mit Umsatzsteuer
• Gültigkeitsdauer, Liefer- oder Ausführungszeitraum und Zahlungsbedingungen

Zwei Mittel machen Angebote flexibler: optionale Positionen (der Kunde kann sie zusätzlich beauftragen, sie zählen nicht zur Angebotssumme) und Alternativpositionen (eine Variante anstelle einer anderen Position, zum Beispiel ein günstigeres Gerät).

Die Auftragsbestätigung: Klarheit über den Vertrag

Auch die Auftragsbestätigung ist keine Pflicht. Sie lohnt sich aber immer dann, wenn der Auftrag mündlich, per Telefon oder per E-Mail kam, oder wenn der Kunde nur einen Teil des Angebots beauftragt hat. Sie hält fest, was genau vereinbart ist, und schützt beide Seiten.

Vorsicht bei Abweichungen: Weicht Ihre Auftragsbestätigung inhaltlich von der Bestellung des Kunden ab, gilt sie rechtlich als neues Angebot. Der Vertrag kommt dann erst zustande, wenn der Kunde diesem zustimmt.

Der Lieferschein: Nachweis, was wann geliefert wurde

Ein Lieferschein dokumentiert, welche Waren oder Leistungen wann übergeben wurden, ohne Preise. Vorgeschrieben ist er nicht, aber er hilft bei Teillieferungen, bei Reklamationen und beim Nachweis des Lieferdatums. Für die Rechnung ist das praktisch: Statt das Lieferdatum zu wiederholen, können Sie auf einen eindeutig bezeichneten Lieferschein verweisen, also mit Nummer und Datum.

Die Rechnung: hier gelten feste Regeln

Anders als die übrigen Belege ist die Rechnung genau geregelt. Nach § 14 Abs. 4 UStG muss sie unter anderem enthalten:

• Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
• Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, mit Steuersatz und Steuerbetrag
• im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, etwa Skonto

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Angaben.

Außerdem wichtig: Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch ausstellen, ab 2028 alle. Eine PDF-Datei gilt dann im Geschäftsverkehr mit Unternehmen nicht mehr als Rechnung.

Teilrechnung oder Abschlagsrechnung?

Die beiden Begriffe werden oft verwechselt, unterscheiden sich aber deutlich:

• Teilrechnung: Sie rechnen einen abgeschlossenen, klar abgrenzbaren Teil des Auftrags ab, zum Beispiel die bereits gelieferten Geräte, während die Installation noch folgt. Die Teilleistung ist erbracht, die Rechnung ist endgültig.
• Abschlagsrechnung: Sie verlangen eine Anzahlung für Leistungen, die noch nicht vollständig erbracht sind, zum Beispiel 30 % bei Auftragsbeginn. Die Umsatzsteuer entsteht hier bereits mit dem Zahlungseingang.

Wer mit Abschlagsrechnungen arbeitet, braucht am Ende eine Schlussrechnung. Sie weist den gesamten Auftrag aus und zieht die geleisteten Abschläge samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer ab. Fehlt dieser Abzug, schulden Sie die Steuer unter Umständen doppelt.

Typische Fehler in der Belegkette

• Abtippen statt weiterführen. Wer jeden Beleg neu schreibt, überträgt irgendwann einen falschen Preis oder vergisst eine Position.
• Offene Positionen aus dem Blick verlieren. Nach einer Teilrechnung muss klar sein, was noch abzurechnen ist, sonst bleibt Geld liegen.
• Leistungsdatum vergessen. Fehlt es, ist die Rechnung unvollständig, und der Vorsteuerabzug Ihres Kunden ist gefährdet.
• Abschläge in der Schlussrechnung nicht abziehen. Das führt zu falschen Beträgen und Ärger mit Kunde und Finanzamt.
• Keine Gültigkeit im Angebot. Dann bleibt unklar, wie lange Sie an Ihre Preise gebunden sind.

So geht es ohne Abtippen

Am wenigsten Arbeit macht die Belegkette, wenn jeder Beleg aus dem vorherigen entsteht und alle miteinander verknüpft bleiben. Mit Quotivo und Lexware Office läuft das so: Sie schreiben das Angebot in Quotivo, auch mit optionalen und alternativen Positionen, und es liegt sofort in Lexware Office. Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung erstellen Sie daraus mit wenigen Klicks. Für eine Teilrechnung nehmen Sie einfach den Haken bei den Positionen heraus, die noch offen sind. Quotivo zeigt Ihnen zu jedem Angebot, welche Belege schon entstanden sind und was noch fehlt.

Fazit

Pflicht ist nur die Rechnung, und für sie gelten klare Regeln. Angebot, Auftragsbestätigung und Lieferschein sind freiwillig, sparen aber Streit und Rückfragen. Wer Teil- und Abschlagsrechnungen sauber unterscheidet und Belege aus dem vorherigen weiterführt, statt sie neu zu schreiben, hat jederzeit den Überblick, was bei einem Auftrag noch offen ist.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.